Datasikkerhed

Retningslinjer for beskyttelse af persondata

Littrans
v/Bodil Strandgaard Schau
Skyttenstræde 11b
DK-3000 Helsingør
Tlf. +45 20 37 62 23
kontakt@littrans.dk
www.littrans.dk

1. Indledning
Translatører har altid været underlagt tavshedspligt og pligt til at omgås fortroligt med alle oplysninger, de kom i besiddelse af via deres arbejde. I overensstemmelse med den nye lov om databeskyttelse (GDPR) forklares i det følgende, hvordan Littrans beskytter sine kunders data, det vil sige hvilke data der registreres, hvorfor de registreres, og hvordan og hvor længe kundedata behandles og opbevares.

2. Dataansvarlig og databehandler
Som selvstændig oversætter er jeg både indehaver og den, der personligt udfører oversættelses-opgaven. Jeg er dermed både dataansvarlig og databehandler.

3. Hvilke persondata registreres?

Der skelnes mellem følgende former for persondata:
Kundedata om kunden, der fremsender forespørgsel og/eller afgiver ordre på oversættelse eller korrekturlæsning.
Data indeholdt i dokumenter, der fremsendes til oversættelse eller korrekturlæsning (dokumentdata).
Data vedrørende dokumentindehaver i tilfælde, hvor dokumenter fremsendes til oversættelse via et oversættelsesagentur (dokumentindehaverdata).

For kundedata registres og behandles oplysninger om følgende persongrupper:

1. Potentielle kunder, der sender forespørgsler med henblik på
2. Kunder, hvis ordrer er under udførelse
3. Tidligere kunder
4. Faste kunder

Det drejer sig om følgende kundedata: navn, firmanavn, adresse, telefon, e-mail, eventuelt CVR og EU-momsnummer samt bankforbindelse, ordredato og leveringsdato. Derudover opbevares løbende korrespondance vedrørende ordren.
Dokumentdata omfatter alle data indeholdt i dokumenter, der fremsendes til oversættelse, idet oversættelsen skal være en „korrekt og fuldstændig gengivelse” af originalen.
Dokumentindehaverdata: Fremsendes oversættelsesopgaven via et oversættelsesagentur (kunde), opgives i nogle tilfælde – ud over de i dokumentet eventuelt forekommende data – persondata så som navn og kontaktdata på dokumentindehaver med henblik på fx direkte fremsendelse af oversættelsen fra oversætter til dokumentindehaver. I sådanne tilfælde er det oversættelsesagenturets pligt at søge samtykke fra dokumentindehaver (oversættelsesagenturets kunde) om videresendelse til tredjemand (oversætter). Littrans påtager sig ikke ansvar herfor.

4. Formål og anvendelse
Kundedata registreres og opbevares udelukkende med henblik på at udføre oversættelsesordren og afvikle betaling. Det drejer sig om: navn, firmanavn, adresse, telefon, e-mail, eventuelt CVR og EU-momsnummer, bankforbindelse og løbende korrespondance vedrørende ordren.
Dokumentdata behandles udelukkende i form af oversættelse af dokumentet, idet oversættelsen skal være en „korrekt og fuldstændig gengivelse” af originalen.
Dokumentindehaverdata fremsendt via oversættelsesagentur anvendes udelukkende til ekspedition af oversættelsesordren, idet oversætter kun må kontakte dokumentindehaver i det omfang, det er aftalt med oversættelsesagenturet.

5. Hvor stammer oplysningerne fra?
Der behandles udelukkende data, der indhentes hos kunden selv, eventuelt via det oversættelses-agentur, der formidler opgaven.

6. Opbevaring – varighed – bortskaffelse

Alle elektroniske data og dokumenter modtages og gemmes på password-beskyttet computer, der ikke er forbundet med netværk. Det samme gælder for korrespondance, fakturaer og kundelister samt oversættelser af de fremsendte dokumenter. Cloud-løsninger anvendes ikke.
Backup foretages regelmæssigt på ekstern harddisk, der opbevares utilgængeligt for andre end oversætter/indehaver.
Fysiske udgaver af originale dokumenter og oversættelser opbevares utilgængeligt for andre end indehaver/oversætter og makuleres efter ekspedition af oversættelsesordren.
Originale dokumenter, oversættelser samt korrespondance i elektronisk form slettes senest efter 1 år, medmindre der – navnlig for løbende kunder – indhentes samtykke om længere opbevaring. Opbevares oversættelser udover dette tidsrum, slettes persondata fra dokumenterne.
Regnskabsbilag (fakturaer, kontoudtog, kundelister med momsnumre) gemmes elektronisk på password-beskyttet computer med backup samt i fysisk form utilgængeligt for andre end indehaver/oversætter, så længe som lovpligtigt foreskrevet.

7. Elektronisk cirkulation af data
Oversættelser og fakturaer fremsendes elektronisk i password-beskyttet fil som e-mail vedhæng. Password sendes særskilt. Password opbevares elektronisk på passwordbeskyttet computer.

8. Tredjemand
Underleverandører: Oversætteren modtager dokumenter til oversættelse fra kunder og oversættelsesagenturer. Oversætteren udfører oversættelsesordren personligt. Kundedata eller oversættelsesdokumenter videresendes ikke uden kundens udtrykkelige samtykke til andre oversættere eller korrekturlæsere, ligesom der heller ikke mundtligt meddeles kundeoplysninger eller personlige data indeholdt i oversættelsesdokumenter. Samtykker kunden i videresendelse, indgås forud fortrolighedsaftale med pågældende tredjemand.
Datatjenester/webhosting: Der foreligger fortrolighedsaftale med datatjenester (one.com), der anvendes til e-mail og websites. Cloudløsninger anvendes ikke. WIFI er password-beskyttet.
Ved reparation eller service af computer overføres data så vidt muligt forud til anden beskyttet elektronisk enhed, og der indgås fortrolighedsaftale med pågældende, der udfører reparation eller service.
Kundeoplysninger videregives som led i regnskabsføring til Told & Skat og – så vidt lovpligtigt – til myndigheder inden for EU. Ved overdragelse af regnskabsbilag til revisor indgås fortrolighedsaftale med denne.

9. Ret og pligt for dataansvarlig/databehandler og kunde
Dataansvarlig og databehandler forpligter sig til at håndtere alle former for persondata i henhold til ovenstående retningslinjer. Kunden har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data Littrans registrer og behandler og bede om sletning.

Virksomhed
Littrans
v/Bodil Strandgaard Schau
Skyttenstræde 11b
DK-3000 Helsingør
Tlf. +45 20 37 62 23
kontakt@littrans.dk
www.littrans.dk
CVR-Nr.: DK 35 96 53 94

Dataansvarlig & Databehandler
Bodil Strandgaard Schau
Skyttenstræde 11b
DK-3000 Helsingør
Tlf. +45 20 37 62 23
kontakt@littrans.dk
www.littrans.dk
Helsingør, maj 2018

Retningslinjer databeskyttelse Littrans